Бизнес блог

Управление, продажи, технологии

Автоматизация сети фитнес клубов "под ключ"

Окт 102017

Регистрация каждого обращения клиента, учет оплат полностью в автоматическом режиме, запись на занятия онлайн через личные кабинеты, мобильные приложения для тренеров и клиентов – все это в рамках одного проекта и на базе amoCRM!

Кому будет полезно:

  • Фитнес-клубы
  • Фитнес-студии
  • Школы танцев/иностранных языков
  • Учебные заведения дополнительного образования
  • Тренинговые компании
  • Развлекательные центры
  • Организации, имеющие территориально распределенную структуру и др.

Сфера деятельности компании: Компания представляет собой сеть фитнес-студий.

О компании: Компания специализируется на комплексном подходе к тренировочным программам. Всего в сети тренируется около 2 500 клиентов. Тренерский состав состоит из 25 сотрудников. Компания имеет 6 филиалов по всей России.

Перед нами, как интеграторами, стояли следующие задачи:

  1. Автоматизировать учёт регистрации и посещения клиентов 
  2. Упорядочение базы клиентов
  3. Уменьшение ресурсных и временных затрат
  4. Автоматизация учёта оплат от клиентов
  5. Увеличение лояльности клиентов посредством создания личных кабинетов (web-сайты) и мобильных приложений для клиентов

Итогом аудита процесса продаж стала концепция комплексной автоматизации работы с клиентами. Благодаря анализу бизнес-процессов компании наша команда пришла к выводу, что ядром новой инфраструктуры должен стать разработанный с нуля личный кабинет, который бы получал данные из amoCRM, позволяя менеджерам организовывать прозрачный процесс работы с клиентами, а затем передавал их в 1С для создания эффективной системы управленческой отчетности для руководящего состава.

Внедрение amoCRM

Первым этапом внедрения новой инфраструктуры стала настройка аккаунта amoCRM под требования заказчика. Помимо стандартной настройки amoCRM и интеграции телефонии, нашими специалистами был проведён анализ концепции разработки, и была предложена идея создать три воронки продаж, каждая из которых осуществляет свою функцию:

Первая воронка, в которую попадает заявка называлась “Поступление заявки” и несла в себе стандартный функционал, который предлагает amoCRM. Работа в данной воронке целиком была возложена на менеджера и никак не затрагивала личный кабинет (в личном кабинете была создана комфортная «среда обитания» как для учеников, так и для родителей).

undefined

Вторая воронка представляла собой процесс регистрации клиента в Личном кабинете и имела аналогичное название. В данной воронке уже вовсю действовали написанные нашими специалистами триггеры, обеспечивающие срабатывание того события, позволяя минимизировать человеческий фактор на 100%.

Так, когда заявка попадала на этап “Отправка SMS” автоматически отправлялось SMS с кодом-инвайтом в личный кабинет и на мобильный телефон клиента, указанный в его карточке, и в случае, если клиент не заходил в личный кабинет в течение дня, заявка автоматически переходила на этап “Повторная отправка SMS” и SMS отправлялось повторно.

После того, как клиент заходил в личный кабинет, ему сразу выпадала анкета и в amoCRM заявка переходила на этап “Анкета ждёт заполнения”.

undefined

Третья воронка представляет собой воронку оплаты во всех её проявлениях и имеет такое же название. Здесь также действуют триггеры, которые вызывают автоматические события, например, после того, как менеджер перетаскивает заявку на этап “Покупка абонемента” заявка автоматически переходит на этап “Счёт выставлен” и в личном кабинете клиенту выставляется счёт. После оплаты счёта заявка переходит на этап “Купили абонемент”

undefined

Также, в amoCRM был создан виджет, который облегчал менеджерам работу по записи клиента в группы.

undefined

Перейдя по ссылке можно было увидеть следующую картину:

undefined

С выбором филиала выводились все группы данного филиала, а после выбора направления, соответствующие данному филиалу и направлению. Виджет сумел облегчить работу менеджерам, сделав возможным не запутаться в 136 группах, в которые могли записаться дети.

Разработка Личного Кабинета

Вторым этапом внедрения, после настройки amoCRM была разработка личного кабинета. Личный кабинет должен был идти в двух видах:

  1. Личный кабинет клиента
  2. Личный кабинет тренера

Процесс разработки начался с функциональной части и был завершён изменением дизайна, для того чтобы принять интерфейсу приятный вид.

undefined

На скриншоте представлен личный кабинет клиента. На экране можно увидеть список групп, в которые записан клиент, а также время его ближайшего занятия, где именно оно будет проходить и ФИО тренера. Имеется возможность пополнить баланс, оставить отзыв, а также связаться с администрацией. В личном кабинете присутствует блок новостей и система баллов.

undefined

Каждый блок открывается в отдельном модальном окне поверх личного кабинета, что позволяет быстро моментально вернуться к работе с личным кабинетом.

Все элементы меню могут выдвигаться и скрываться, что делает его очень удобным в пользовании.

undefined

undefined

Личный кабинет тренера сильно отличается от кабинета клиента с точки зрения функциональной части. Тренер может отмечать детей, которые посетили занятия, он может просматривать полноценное расписание групп, за которые он отвечает. Также у него предусмотрен блок “Зарплата”, который автоматически обновляется в конце каждого месяца, основываясь на количестве отработанных часов.

Кабинет администратора

После обсуждения, было принято решение сделать дополнительный кабинет администратора, который бы упрощал работу с разрабатываемой системой.

Редактирование любой информации в личных кабинетах предусмотрено в личном кабинете администратора.

Пример добавления типа группы через личный кабинет администратора:

undefined

С последующим добавлением названия группы и выбора тренера, который за неё отвечает:

undefined

Настройка 1С и разработка рабочего места кассира-администратора

После разработки личного кабинета начался процесс передачи информации из личного кабинета в 1С. В 1С передавались все данные клиентов, а также их текущий баланс. Как только баланс пополнялся в личном кабинете, транзакции шли также в 1С и отображались в поле “События”

undefined

В случае наличного расчёта, когда человек приходил в офис компании и рассчитывался лично, кассир-администратор заносил данные об оплате через модуль “Рабочее место кассира”. Данные об оплате шли в поле “Депозит” и затем переходили в личный кабинет клиента.

Разработка мобильного приложения

После того, как была проведена двухсторонняя интеграция 1С и личного кабинета, было решено перенести функционал личного кабинета на удобную мобильную платформу, чтобы обеспечить удобство клиентов. Теперь ученики могли получить доступ к информации о занятиях из любого места.

В мобильное приложение был перенесён весь функционал, которым обладало его бо́льшая версия.

undefined

В случае если приложению был разрешён доступ к камере, то пользователь мог отметиться на занятии сам, без помощи тренера, за что ему начислялись дополнительные баллы.

undefined

Приложение получает доступ к камере и сканирует QR-код:

undefined

Помимо переноса личного кабинета клиента на мобильную платформу, был осуществлён перенос личного кабинета тренера, с учётом особенностей. Так, тренерам показывалось количество клиентов, которые будут на занятии, а также им доступно отмечать клиентов, через мобильное приложение.

undefined

undefined

 

 

Максим Наумов,
Консультант по внедрению бизнес-приложений КИТ Консалтинг


Есть что обсудить? Или остались вопросы? Напишите автору!

Как к Вам обращаться:Email для связи:
Ваше сообщение: